A tecnologia muda a sua rotina de criação de documentos

A tecnologia muda a sua rotina de criação de documentos

O título deste artigo é muito mais significativo do que parece. A a tecnologia, de fato, muda a sua rotina de criação de documentos.

Pense um minuto e responda: Quanto tempo, em média, você ou sua equipe gastam na elaboração de documentos?

Sem problemas caso não possua a informação decorada. 

Via de regra, mesmo sabendo que o tempo é um ativo valioso no dia-a-dia de qualquer negócio, focamos em dosá-lo em outras atividades.

Se, de um lado, todas as reuniões estão catalogadas com horário de início e término na agenda, do outro, a criação e estruturação de minutas, documentos, contratos e petições é, por muitas vezes, entendida como uma tarefa contínua, que se estende enquanto o expediente durar.

Porém, com o avanço da tecnologia no setor, a rotina na criação de documentos pode ser diferente e mais dinâmica.

Agora que você já viu como a Juddi pode otimizar o processo de implementação da LGPD, é hora de entender o poder da automação no seu dia a dia.

Como é um fluxo manual de criação de documentos?

Considerando que existem diferentes níveis de complexidade na estruturação de um texto ou na composição de cláusulas, as dificuldades, o tempo demandado e a forma como determinada tarefa é realizada são diferentes. 

Sendo assim, a rotina para a criação de um documento de modo manual, via de regra, passa por algumas etapas:

  1. Análise do Objeto: Ocorre a primeira compreensão do tipo de documento demandado e o nível de dificuldade contido nele;
  1. Verificação da existência de background, ou seja, elementos pré-existentes que facilitem a realização da tarefa. Normalmente, busca-se por modelos utilizados em casos semelhantes;
  1. Adequação ao caso concreto: em caso de haver modelos passíveis de utilização, adequa-se ao caso concreto. Caso não, utiliza-se dos disponíveis gratuitamente para a elaboração de uma minuta;
  1. Elaboração de uma primeira versão: colhidas as informações e feitas as alterações, a primeira versão fica pronta;
  1. Feedback: do cliente ou dos superiores, a depender;
  1. Versão Final: após voltar, ou não, para ajustes.

De um fluxo básico, extrai-se que a prática na elaboração manual pode carecer de agilidade, especialmente para casos mais complexos, onde demanda-se uma pesquisa anterior.

Contudo, algumas ferramentas tecnológicas podem facilitar o processo e reduzir tanto as etapas quanto o tempo gasto nelas.

A principal dessas ferramentas é a automação

De maneira simples, automação significa estruturar um processo manual e torná-lo automático. 

Para documentos, busca-se tornar a experiência do usuário, no caso, o responsável pela elaboração, a mais personalizável e dinâmica possível.

Pode-se, por exemplo, na hipótese de documentos complexos e com muitos caminhos a serem seguidos, estruturá-lo de modo a deixá-los disponíveis para que o usuário adapte o objeto da automação conforme a necessidade.

Então, de hipotéticas seis etapas, pode-se reduzir para três:

  1. Análise do Objeto;
  1. Elaboração da Versão Adequada, uma vez que a estrutura de automação já está disposta e os momentos de pesquisa e debate sobre o teor das cláusulas já ocorreram;
  1. Versão Final: após voltar, ou não, para ajustes. 

No caso de documentos mais simples, a automação cumpre papel essencial para evitar erros de ortografia ou ausência de mudança de determinadas cláusulas.

De um modo ou outro, a tecnologia otimiza o tempo e o custo da operação com documentos. Com a Juddi você tem a opção de experimentar essa solução, seja qual for seu ramo. 

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Lucas Mantovani

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